Il problema del 72%: perche gli agenti immobiliari stanno affogando nella burocrazia

La telefonata arrivo un giovedi sera. Il mio miglior agente, quasi 20 anni di collaborazione, centinaia di transazioni concluse, mi disse che aveva finito.

Non andava da un concorrente. Non cercava condizioni migliori. Lasciava il settore completamente.

“Jorg, sono diventato agente per vendere immobili. Passo le giornate a compilare report che nessuno legge.”

Ero troppo stanco per ribattere, perche sapevo che aveva ragione.

Cos’e il problema del 72%?

Circa il 72% del tempo lavorativo di un agente immobiliare viene assorbito da attivita che non hanno nulla a che vedere con la vendita. Aggiornamenti del gestionale. Report sul portafoglio. Registri di attivita. Checklist di conformita. Riepiloghi settimanali per responsabili che li scorrono e li archiviano. Quel numero non e un’ipotesi: e cio che ho osservato nella mia stessa agenzia in quasi 15 anni di monitoraggio su dove andasse effettivamente il tempo.

Ci rifletta un momento. Si assume qualcuno perche e brillante nel leggere le persone, comprendere i quartieri e chiudere trattative. Poi gli si consegna un portatile e gli si chiede di dedicare tre quarti della settimana a digitare in campi di un database.

Abbiamo preso professionisti della chiusura e li abbiamo trasformati in addetti all’inserimento dati.

Come siamo arrivati a questo punto?

La risposta breve: abbiamo acquistato software progettato per la persona sbagliata. Ogni gestionale importante nel settore immobiliare e stato concepito per soddisfare chi firma l’ordine d’acquisto: il responsabile del team, il titolare del franchising, il direttore regionale. Non l’agente che deve utilizzarlo otto ore al giorno.

E cosi che si finisce con strumenti brillanti nel generare report e pessimi nell’aiutare qualcuno a vendere un immobile. Il responsabile ottiene un grafico dell’imbuto con codici colore. L’agente ottiene altri 40 minuti di registrazione obbligatoria prima di poter andare a casa.

Ho costruito io stesso questa macchina. Non sto puntando il dito contro qualche corporazione senza volto. Quando dirigevo Assetgate, un’agenzia immobiliare che ho fatto crescere in Germania per molti anni, aggiungevo livelli di reportistica con le migliori intenzioni. Ogni pannello di controllo avrebbe dovuto aiutare. Ogni campo obbligatorio avrebbe dovuto migliorare la qualita dei dati.

Cosa accadde in realta: le mie persone migliori rallentarono. La loro energia si esauri nell’amministrazione. Chi rimase si adatto manipolando il sistema, inserendo il minimo per accontentare la direzione, il che rendeva i dati inutili comunque. E quelli che non ressero? Se ne andarono. Come quello che mi chiamo quel giovedi sera.

Piu monitoraggio significa davvero risultati migliori?

No. E Le spiego esattamente perche.

La cultura del pannello di controllo e cultura della sorveglianza. Nel momento in cui un agente percepisce di essere osservato anziche supportato, qualcosa si spezza. Smette di pensare alla prossima conversazione con un cliente e inizia a pensare a come far apparire bene i propri numeri entro venerdi. Il report diventa il prodotto al posto della vendita.

Ho visto accadere questo su larga scala. Dopo aver venduto Assetgate a Intrum, un gruppo svedese di servizi finanziari, i requisiti di reportistica si triplicarono dall’oggi al domani. La casa madre necessitava di metriche standardizzate su tutti i mercati. Comprensibile dalla prospettiva di una sala riunioni. Catastrofico sul campo.

Agenti che chiudevano 15, 18 transazioni all’anno scesero a cifre a una sola cifra. Non perche avessero dimenticato come vendere. Perche trascorrevano lunedi e martedi ad aggiornare i sistemi, mercoledi in riunioni di stato sui sistemi, e avevano solo giovedi e venerdi per lavorare effettivamente con i clienti. E per giovedi, meta dei loro contatti si erano raffreddati.

I gestionali registrano. Le conversazioni chiudono. Questa distinzione conta piu di qualsiasi metrica nel Suo report settimanale.

Cosa accade quando si rimuove il peso amministrativo?

L’ho visto in prima persona con un agente del mio team, qualcuno che avevo quasi classificato come produttore mediocre. Solido ma non eccezionale. Circa otto transazioni all’anno mentre gli altri ne facevano una media di dieci.

Facemmo un esperimento. Gli assegnammo un assistente per gestire tutti gli inserimenti nel gestionale, la generazione dei report e gli aggiornamenti di stato. Doveva fare solo due cose: parlare con i potenziali clienti e chiudere trattative.

In 12 mesi, passo da 6 transazioni concluse a 14. Non perche fosse diventato piu bravo o lavorasse piu ore. Era gia bravo. Era semplicemente sepolto vivo nella burocrazia. Liberammo 25 ore alla settimana e le riempi con l’unica attivita che genera effettivamente fatturato: avere conversazioni con persone che desiderano vendere il proprio immobile.

Non e un caso isolato. E cio che accade ogni volta che si consente a un professionista della chiusura di fare cio che i professionisti della chiusura sanno fare.

Perche il PropTech non ha ancora risolto questo problema?

Perche c’e piu denaro nel vendere analitica ai dirigenti che nel rendere gli agenti piu veloci. Suona cinico. E anche vero.

La struttura degli incentivi e capovolta. L’acquirente del software (la direzione) desidera visibilita e controllo. L’utilizzatore del software (l’agente) desidera velocita e semplicita. Questi obiettivi sono in diretto conflitto, e l’acquirente vince sempre. Cosi l’industria continua a costruire sistemi piu pesanti e complessi con piu campi, piu flussi di lavoro, piu automazioni che ironicamente creano piu lavoro di quanto ne risparmino.

Presentai il progetto a 10 investitori quando avviai Leon & Vera. Tutti posero la stessa domanda: “Che analitica ottiene il direttore?” Nessuno chiese: “Quanto tempo risparmia l’agente?”

Tutti e 10 dissero di no. Credo che questo dica tutto su come l’industria pensa agli agenti.

Cosi scommisi il mio capitale personale, il ricavato dalla cessione di Assetgate, su una tesi differente. Costruire per la persona che effettivamente svolge il lavoro. Progettato per chi chiude, non per chi supervisiona. Rendere l’agente piu veloce, non i report piu eleganti.

La carenza di agenti e reale, o li stiamo semplicemente consumando?

Ogni mercato che analizzo, Germania, Spagna, America Latina, lamenta una carenza di agenti. Non si trovano bravi professionisti. Non si riesce a trattenerli. La generazione piu giovane non vuole questo lavoro.

Non credo che abbiamo una carenza. Credo che abbiamo un problema di tolleranza. Stiamo chiedendo a venditori di talento di accettare un lavoro in cui vendere e la parte piu piccola. I migliori fanno i conti, si rendono conto che dedicano 30 ore alla settimana ad attivita che non generano un singolo euro, e se ne vanno. Come quello che mi chiamo quel giovedi sera.

Gli agenti che restano sono quelli che non conoscono alternativa o quelli che hanno costruito portafogli talmente ampi da poter assorbire l’inefficienza. Ma anche loro sono frustrati. Parlo con agenti in tutta Europa ogni settimana. La lamentela numero uno non riguarda le provvigioni, le condizioni di mercato o la concorrenza. E “non ho tempo per fare il mio vero lavoro.”

Questo non e un problema di organico. E un problema di sistemi. E i problemi di sistemi hanno soluzioni.

Dove andiamo da qui?

Ho fondato Leon & Vera con una missione: assicurare che nessun altro perda il proprio miglior agente per colpa di un foglio di calcolo. Sembra semplice. Non lo e. Richiede di ripensare da zero come dovrebbero funzionare gli strumenti per agenti, non aggiungere un chatbot a un gestionale esistente, non costruire un ulteriore livello di reportistica con un’interfaccia piu gradevole.

Significa partire da una domanda che nessuno nel PropTech sembra porsi: di cosa ha realmente bisogno l’agente davanti a se alle 9 di martedi mattina per chiudere piu trattative questo mese?

La risposta non e mai un pannello di controllo. Non e mai un modulo contatto con 47 campi. Non e mai un template per la revisione settimanale del portafoglio.

E la prossima conversazione. La persona giusta da chiamare. Il contesto per rendere quella chiamata significativa. Tutto il resto e costo accessorio.

Il problema del 72% non e una statistica che condivido volentieri. Ho contribuito io stesso a costruire parte di quel problema nel corso degli anni. Ma riconoscerlo e il primo passo. Il secondo e rifiutarsi di accettarlo. Il terzo e costruire qualcosa che rispetti realmente il tempo dell’agente.

Quella telefonata del giovedi sera mi costo il mio miglior agente. Mi diede anche il brief di prodotto piu chiaro che abbia mai ricevuto: smettetela di farci perdere tempo con lavoro che non conta.

Sto ancora lavorando alla risposta. Ma so questo con certezza: la prossima generazione di strumenti per agenti sara giudicata da un’unica metrica: quanto di quel 72% eliminano. Tutto il resto e rumore.